Datenschutzerklärung

Gültig ab dem 01.01.2025

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie personenbezogene Daten innerhalb der PipeGenius Webanwendung verarbeitet und geschützt werden. Sie richtet sich an alle Nutzerinnen und Nutzer der Plattform und gilt ausschließlich für die Nutzung der Webanwendung (nachfolgend „App“ genannt), nicht für die öffentliche Website.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb der App ist:

PipeGenius GmbH
Jülicher Straße 72a
52070 Aachen
Deutschland
Telefon: +49 179 511 8993
E-Mail: support@pipegenius.de

Für Daten, die von Kunden eigenständig in die App eingegeben werden (z. B. Kundenkontakte, Projektinformationen, Dokumente), ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Die PipeGenius GmbH agiert in diesem Zusammenhang als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 4 Nr. 8 DSGVO.

2. Benutzerkonten und Authentifizierung

Der Zugriff auf die App erfolgt ausschließlich über die Microsoft-Login-Integration. Benutzerinnen und Benutzer authentifizieren sich mit bestehenden Microsoft-Zugangsdaten. Eine Selbstregistrierung ist nicht vorgesehen – alle Nutzerkonten werden durch eine:n Administrator:in des jeweiligen Kundenunternehmens eingerichtet und verwaltet.

Zur zusätzlichen Absicherung kommt ein eigens entwickeltes Zwei-Faktor-Authentifizierungsverfahren zum Einsatz, das vollständig durch PipeGenius betrieben wird und keine externen Anbieter einbindet.

3. Art und Zweck der Datenverarbeitung

Zur Bereitstellung der Funktionen der App werden folgende Daten verarbeitet:

  • Nutzerbezogene Daten (Name, E-Mail-Adresse, Rolle)

  • Projektdaten (z. B. Kunden- und Lieferantenprofile, Angebote, interne Notizen)

  • Hochgeladene Dateien (z. B. Verträge, Rechnungen, Angebotsvorlagen)

  • Durch OCR-Technologie automatisch aus Dokumenten extrahierte Daten

Diese Inhalte können personenbezogene Daten Dritter (z. B. Ansprechpartner von Kunden oder Lieferanten) enthalten. Für die rechtmäßige Erfassung und Eingabe solcher Daten ist ausschließlich der jeweilige Kunde verantwortlich.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Bestimmungen der DSGVO:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Erfüllung eines Vertrags mit dem Kunden

  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. Aufbewahrungspflichten)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Verbesserung der App, Betriebssicherheit, Support)

5. Nutzungsanalyse und Qualitätssicherung

Zur kontinuierlichen Verbesserung der App und Sicherstellung eines stabilen Betriebs erheben wir bestimmte Nutzungsdaten, wie z. B. Sitzungsdauer, Navigation zwischen Modulen und Nutzungshäufigkeit einzelner Funktionen.

Diese Daten werden:

  • nicht personenbezogen gespeichert, sondern pseudonymisiert über eine pseudonymisierte Kennung

  • nur aggregiert auf Unternehmensebene ausgewertet

Es kommen eigene, datenschutzkonforme Analysetools zum Einsatz. Zusätzlich verwenden wir:

  • Google Analytics zur Analyse der Nutzung auf Basis einer pseudonymisierten Kennung (es werden keine Personen- oder Unternehmensdaten übermittelt)

  • Sentry zur automatisierten Fehlererkennung

  • Intercom zur Abwicklung des Kundensupports (siehe Punkt 7)

6. Hosting und Datenspeicherung

Die App wird über Amazon Web Services (AWS) in der Region eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland) betrieben. Alle Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gespeichert und sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt.

Mit AWS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Der Zugriff auf die Daten ist strikt reglementiert, protokolliert und nur autorisiertem Personal vorbehalten.

7. Zugriff auf Daten und Weitergabe

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte verkauft oder zu Werbezwecken weitergegeben. Zugriff auf Daten haben ausschließlich:

  • Autorisierte Mitarbeitende der PipeGenius GmbH (z. B. Support oder Entwicklung) und nur im Bedarfsfall

  • Amazon Web Services (Hosting)

  • Intercom (für Support-Kommunikation; es werden ausschließlich Name und Vorname gespeichert)

Hinweis: Intercom ist ein Anbieter mit Sitz in den USA. Die Datenübertragung erfolgt auf Basis der von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (SCCs), um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

8. Speicherdauer und Datenlöschung

Alle über die App eingegebenen Daten werden standardmäßig für zwei Jahre gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist können Kunden:

  • Optional zusätzlichen Speicherplatz erwerben oder

  • Die vollständige Löschung ihrer Daten beantragen

Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist (z. B. gem. § 147 AO/HGB) können bis zu zehn Jahre archiviert werden.

Die Datenlöschung oder -export kann derzeit per E-Mail an support@pipegenius.de angefragt werden. Eine automatisierte Funktion innerhalb der App ist für zukünftige Versionen geplant.

9. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben gemäß DSGVO das Recht auf:

  • Auskunft über ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

  • Berichtigung unrichtiger Angaben (Art. 16 DSGVO)

  • Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannte Kontaktadresse. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Kontakt für Datenschutzanfragen:
privacy@pipegenius.de

10. Sicherheitsmaßnahmen

Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir moderne technische und organisatorische Maßnahmen ein:

  • Sichere Microsoft-Login-Verfahren

  • Zwei-Faktor-Authentifizierung

  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle

  • Verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung

  • Protokollierung aller internen Zugriffe auf Produktivsysteme

  • Verträge und Sicherheitsstandards mit AWS, Intercom und Sentry

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann an gesetzliche, technische oder organisatorische Änderungen angepasst werden. Bei wesentlichen Änderungen erfolgt ein Hinweis innerhalb der App.

Sprachhinweis

Diese Datenschutzerklärung ist in englischer Sprache verfasst, da dies die offizielle Vertragssprache der App ist. Bei Verständnisfragen können Sie sich jederzeit an:
support@pipegenius.de wenden.